Floppy disk, minidisc e addirittura audiocassette. Sembra impossibile ma nel Giappone della robotica e dell’hi-tech per portare a termine una pratica negli uffici pubblici in molti casi è richiesto l’utilizzo di questi supporti.
A fine agosto il governo di Tokyo, dopo una lunga esamina dei regolamenti in vigore, ha scoperto che per circa 1900 procedure amministrative è ancora necessario presentare una documentazione in formati che ormai sono diventati estremamente desueti, come i floppy disk. Sony, che ne è stata una delle principali produttrici, ha smesso di produrli circa un decennio fa. “Dove si può comprare un floppy disk di questi tempi?” avevo detto ironicamente il ministro degli affari digitali Kono Taro, in conferenza stampa. Anche da questo punto di vista, il Giappone è il paese della longevità. Tecnologie estinte da tempo negli altri paesi qui sono sopravvissute oltre ogni immaginazione e in alcuni casi continuano a prosperare. L’ultima società che operava i cercapersone, un sistema di comunicazione in voga prima dell’avvento dei telefoni cellulari, ha deciso di chiudere il servizio solo nel 2019. Il fax invece è uno di quegli strumenti che gode ancora di grandissima popolarità negli uffici.
In questo panorama, non stupisce che Tokyo sia molto indietro sulla digitalizzazione rispetto agli altri paesi sviluppati. Il conto è stato presentato con lo scoppio della pandemia, quando il Giappone ha dimostrato tutta la propria impreparazione digitale nella gestione del Covid. Nella prima fase del contagio, i dati sui nuovi positivi venivano comunicati via fax: raccolti dagli operatori sul terreno, queste informazioni venivano faxate attraverso vari passaggi alle autorità locali, che aggregavano i dati manualmente.
Negli ultimi anni il governo ha intrapreso alcuni sforzi per riparare all’arretratezza tecnologica che purtroppo il paese sconta in alcuni campi, ma i successi sono limitati a partire dagli hanko. Si tratta di timbri ufficiali usati per vidimare i documenti, che sono diffusi sia per le procedure amministrative sia per la stipula di contratti e transazioni. Questa pratica è stata spesso criticata come una perdita di tempo dato che richiede necessariamente un incontro di persona e nel 2020 il governo aveva ordinato ai singoli ministeri di eliminare il requisito di apporre un hanko a 785 delle procedure che lo richiedevano, il 96% del totale, come ad esempio la dichiarazione dei redditi. A due anni di distanza però, questi timbri continuano a essere largamente usati in Giappone: al di là del significato culturalmente importante che rivestono nella società giapponese (ogni singolo hanko intagliato è un pezzo d’artigianato e alcuni li ritengono un simbolo nazionale), secondo alcuni sondaggi la gran parte delle piccole e medie aziende ritiene che sarà difficile farne a meno.
Una cosa simile è successa coi fax. L’anno scorso il governo aveva diramato la direttiva di interromperne l’utilizzo e di passare invece alle e-mail, ma molti funzionari di ministeri e agenzie statali si sono opposti. Come riportato dalla stampa locale, centinaia di dipendenti si sono espressi in difesa del fax, ritenendolo un veicolo più sicuro per la comunicazione ufficiale del governo. Molte delle informazioni sensibili e confidenziali che le autorità devono gestire, come i procedimenti giudiziari o di polizia, sono trasmesse tra uffici proprio tramite fax. Il timore, quindi, sarebbe che il passaggio all’online possa causare delle falle nella sicurezza.
Le autorità non demordono però e a fine agosto, in pieno stile digital, Kono Taro ha dichiarato “guerra ai floppy disk” con un tweet. Un gruppo del ministero degli affari digitali diretto da Kono sta attualmente esaminando le 1900 procedure amministrative che ancora richiedono un supporto analogico. L’obiettivo entro la fine dell’anno è quello di produrre un piano d’azione per digitalizzarle e renderle eseguibili online, rimuovendo gli ostacoli legali che impediscono di adottare nuove tecnologie come il cloud che beneficerebbero l’intero apparato burocratico.
Negli ultimi anni sono stati fatti piccoli passi avanti nella sostituzione dei floppy disk, ad esempio dalle amministrazioni di quartiere a Tokyo, ma il merito andrebbe più correttamente dato alle aziende. Ono Yoichi è un funzionario del quartiere di Meguro e in un’intervista dell’Asia Nikkei ha spiegato perché per determinate funzioni le amministrazioni locali non li abbiano abbandonati. “Non si rompono e non perdono dati quasi mai”, ha detto Ono. Oltretutto, i floppy possono essere riutilizzati e gli uffici di Meguro ne sono ancora pieni, motivo per cui nessuno ha mai davvero voluto spendere tempo e denaro per passare a un diverso sistema.
Le autorità del suo quartiere salvavano regolarmente le indicazioni per pagare i salari degli impiegati in floppy disk che venivano poi portati fisicamente in banca per l’esecuzione dei pagamenti. Dal 2019 però la banca ha iniziato a chiedere un pagamento di 50.000 yen al mese (circa 350 euro) per la manutenzione delle apparecchiature necessarie a leggere i floppy e, di fronte all’aumento dei costi, gli amministratori di Meguro hanno deciso di abbandonare il vecchio sistema. “Questa [decisione] ci farà risparmiare il tempo che ogni dipartimento usava per salvare i dati sui floppy disk e trasportarli in giro”, ha detto Ono.
La strada è comunque ancora lunga. Meno del 12% delle procedure dell’amministrazione pubblica viene svolto online, e la maggior parte delle aziende non possiede un responsabile che si occupi della propria sicurezza informatica. Proprio per far fronte a questa arretratezza, da circa un anno è entrata in funzione l’Agenzia digitale del governo. Nonostante qualche buon risultato, le aspettative erano forse troppo alte e l’agenzia però non ha ancora avviato quella trasformazione digitale che con la sua apertura era stata promessa ai cittadini giapponesi. Durante la sua finora breve esistenza l’agenzia ha avuto una vita politica travagliata con frequenti cambi ai vertici (tre ministri e due direttori), accompagnati da una cronica mancanza di personale. Dei soli 750 dipendenti, poco meno di un terzo sono impiegati part-time, una situazione che ha reso necessario ritardare alcuni dei piani più ambiziosi.
A questo si è aggiunta poi la poca considerazione concessa all’agenzia dagli altri ministeri più importanti. Quest’ultima primavera il ministero della salute ha esteso le funzioni della tessera sanitaria alla tessera My Number, un documento identificativo unico con cui ogni cittadino giapponese può accedere a una gamma (in teoria sempre più ampia) di servizi pubblici. Il piano del ministero però prevedeva che il costo di installazione degli scanner nelle istituzioni mediche fosse addebitato agli utenti del servizio. Realizzando che difficilmente la cittadinanza avrebbe potuto apprezzare, l’agenzia digitale aveva espresso la propria preoccupazione per l’esecuzione del piano al ministro della salute, che però ha deciso di ignorare l’avvertimento. Non appena il cambiamento è stato messo in pratica lo scorso aprile, le prevedibili reazioni infastidite della hanno spinto il ministero a rivedere il piano. Il danno d’immagine però era già stato fatto.
Le sfide per la transizione digitale sono numerose ed è improbabile che una semplice agenzia riesca a superarle da sola. Nella classifica della competitività digitale pubblicata il mese scorso da un istituto di ricerca svizzero, il Giappone ha perso ancora posizioni piazzandosi solo 29esimo su 63 paesi. A Tokyo esiste una cultura burocratica frammentata e purtroppo ben consolidata, che fa sì che ogni ministero un centro amministrativo autonomo che tende a coordinarsi poco e comunicare male con gli altri. Non a caso negli uffici pubblici giapponesi ci sono circa mille sistemi informatici differenti che limitano la condivisione tra i vari rami della burocrazia.
Se questa frammentazione è alla base del ritardo nella digitalizzazione dei servizi statali, il quadro non è migliore nel settore privato. Uno dei problemi principali è il sistema salariale basato sull’anzianità più che sulle competenze e qualifiche. In molte società giapponesi infatti per giovani e talentuosi lavoratori esperti di mondo digitale è ancora praticamente impossibile ascendere a cariche dirigenziali e di responsabilità, che sono invece occupate da manager formatisi decenni fa (quando le tecnologie digitali ancora non esistevano) ma dediti all’azienda da una vita. Data la poca appetibilità anche salariale della carriera, non è affatto un caso che in Giappone secondo le stime ufficiali mancheranno circa 450mila professionisti delle tecnologie informatiche entro il 2030.
Questa situazione ha poi un ulteriore risvolto: ad oggi circa il 70% di tutti i professionisti informatici del Giappone sono impiegati nelle sole aziende informatiche. Dunque, non solo il personale specializzato è numericamente insufficiente a soddisfare le necessità delle aziende, ma è anche estremamente poco diffuso nel sistema produttivo del paese. Come detto dal professore Sato Ichiro, dell’Istituto nazionale d’informatica, “non importa quanta conoscenza informatica o quanti professionisti ci siano in campo, se non hanno l’autorità di cambiare il business allora le cose rimarranno uguali”. Per la gioia degli amanti di fax e floppy disk.
